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梅州市东山中学发展基金会管理制度
2015-03-24 15:15:47   来源:    点击:
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梅州市东山中学发展基金会财产管理和使用制度

 

第一章总则

第一条  为规范梅州市东山中学发展基金会(以下简称“基金会”)财产的管理和使用,维护捐赠方及基金会的合法权益,促进社会力量参与公益文化事业,根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《基金会管理条例》及《梅州市东山中学发展基金会章程》,特制定本制度。
第二条  本制度所称财产是指:
(一)自然人、法人或其他组织自愿捐赠收入;
(二)合法投资收益;
(三)其他合法收入。
第三条 基金会的财产主要用于:
(一)奖教奖学;
(二)资助贫困师生;
(三)完善办学条件。

第二章 基金会财产使用和支出

第四条  基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年基金余额的8%。基金会工作人员工资福利和行政办公支出累计不得超过当年总支出的10%。
第五条  基金会开展公益资助项目,应当向社会公布所开展公益
资助项目种类以及申请、评审程序。评审结束后,应当公布结果并通知申请人。公益资助项目完成后,应当公布有关的资金使用情况。事后对项目进行评估的,应当同时公布评估结果。
第六条  基金会接受捐赠,应当与捐赠人明确权利义务,并根据捐赠人的要求与其订立书面捐赠协议。基金会与捐赠人订立捐赠协议时,应确保捐赠用途符合基金会宗旨和章程规定,并应当按照协议约定使用受赠财产,不得擅自改变捐赠财产的用途。如需改变用途,应当征得捐赠人同意且仍需符合基金会宗旨和章程规定的用途;如确实无法征求捐赠人意见的,应当经基金会理事会审议通过,用于与原公益目的相近似的用途。
第七条  捐赠人没有指定资金用途和使用方式的,由基金会理事
会根据章程规定宗旨和用途决定资金用途和使用方式。
接受捐赠的物资无法用于符合基金会宗旨的用途时,经理事长或
秘书长签批,基金会可以依法拍卖或者变卖,所得收入用于基金会章程规定的用途。
第八条  捐赠人向基金会查询捐赠财产的使用、管理情况的,并提出意见和建议,基金会应当及时如实答复。捐赠人有权对捐赠财产的使用、管理情况提出意见和建议,若基金会违反捐赠协议使用捐赠财产的,捐赠人有权要求基金会遵守捐赠协议或者向人民法院申请撤销捐赠行为、解除捐赠协议。
第九条  学校或资金使用方每年如需向基金会申请资金使用,则应在当年年初提出财产用途项目年度财务预算计划,由基金会理事会进行审批;理事会2/3以上理事通过则年度财务预算计划获通过;年度财务预算计划通过后,根据该计划安排,基金会财务应根据理事会决议对学校进行拨款。
如年度财务预算计划总金额与实际所需金额发生偏差,则理事会在审核第二年财务预算计划时可以予以适当调整。
第十条  对于不在年度财务预算计划范围内的项目,将作为特殊项目处理。特殊项目应经由理事长同意后,通过理事会会议决议或理事传签方式进行审批,且须获得全部理事一致通过方获通过。特殊项目通过后,基金会财务根据理事会决议对学校或资金使用方进行拨款。
第十一条  资金使用方应提交项目资金使用情况报告。该报告经由基金会秘书长审核后,经理事长同意呈报理事会审批。项目资金使用情况报告将列入财务年度审计范畴。
第十二条  基金会秘书处应在每年年初基金会工资福利和行政办公支出等基金会运营产生的费用提出年度费用预算计划并应经基金会理事会三分之二以上理事通过。对于未在获得通过的年度费用和支出预算计划内的事项,应经理事长同意且应经理事会全部理事通过才允许在基金会报销和支出。
第十三条  基金会应采取动态方式及时披露款物管理情况和使用信息,基金会一般应在财产使用之日起一个月内向社会披露,并视情况定期或不定期披露后续信息,其间隔时间不超过6个月。
第十四条  基金会可以与受助人签订协议,约定资助方式、资助数额以及资金用途和使用方式。基金会有权对资助的使用情况进行监督。受助人未按协议约定使用资助或者有其他违反协议情形的,基金会有权解除资助协议。

                  第三章  财产投资

第十五条  基金会应严格遵守国家有关规定,按照合法、安全原则,积极实现财产的保值增值。
第十六条  根据《基金会管理条例》规定,保证用于公益支出的资金能够满足当年公益支出额度的要求后,基金会方能进行投资活动,而且基金会年检时的净资产余额,不低于《基金会管理条例》规定的原始基金数额。
第十七条  基金会以及基金会任何人员不得将本组织的名称,公益项目品牌等其他应当用于公益目的的无形资产用于非公益目的。
第十八条  基金会不得直接宣传、促销、销售企业的产品和品牌;不得为企业及其产品提供信誉或者质量担保。
第十九条  基金会不以投资、集资、高息借贷、高息揽存等任何名义,向关联方或其它组织机构、个人借出资金;不为任何单位或个人提供担保、抵押。
第二十条  对于基本账户内暂时闲置的资金,在征得理事长同意下,基金会可以采用协议存款,定期存款、通知存款等确保资金保值、增值、安全的方式予以管理并报理事长和监事备案,且应确保资金能随时使用。
第二十一条  基金会投资购买股票、基金、国债等有价证券或购买银行或保险公司的理财产品,应通过理事会会议作出决议,且该决议应获得三分之二以上的理事(含理事长)一致通过,其时间一般不超过两年(除购买国债或持有上市公司的原始股票以外),特殊情况需要延长投资时间的,应报理事长同意,并报登记管理机关备案。
第二十二条  对关联方的投资活动,基金会应通过理事会会议作出决议,且该决议应获得三分之二以上的理事(含理事长,理事长为关联方时例外)一致通过(关联方应予以回避表决),并应签订投资合同,其收益不低于银行同期存款利率,时间一般不超过两年;因特殊情况需要延长投资时间的,报理事长并报登记管理机关备案。
第二十三条  基金会一般不直接投资举办经营性经济实体;确因特殊情况需要投资经营性经济实体,基金会应进行风险评估和充分论证,并应通过理事会会议作出决议,且该决议应获得三分之二以上的理事(含理事长,理事长为关联方时例外)一致通过,谨慎参与,且投资收益应高于银行同期存款利率;所投资举办的经营性经济实体资产和收益属于基金会所有,且每年应由基金会委派会计所对所投资的经营性经济实体进行财务审计,并将财务审计报告送登记管理机关备案。
第二十四条  基金会财产的投资收益属于基金会所有,本金及收益应全部划归基金会基本账户。
第二十五条  本制度解释权归属于基金会理事会。
第二十六条  本制度自基金会第一届第二次理事会审议通过之日起生效。
 

 

 
梅州市东山中学发展基金会财务管理制度

               
为了加强梅州市东山中学发展基金会财务管理,根据《中华人民共和国会计法》,《基金会管理条例》,《民间非营利组织会计制度》等法律法规,按照《梅州市东山中学发展基金会章程》的规定,制定本制度。

第一章 总则

第一条  本基金会财务管理的主要任务是通过资金的管理和运用,对基金会的经济活动进行综合管理,规范财务信息披露,促进基金会健康发展。
第二条  基金会的财务管理工作在理事会的领导下开展。理事会定期审议基金会财务工作报告,并决定财务工作中的重大问题。基金会财务负责人负责财务日常管理工作。
第三条  基金会严格执行国家财会规定,建立健全财会制度,编制年度预算、决算,定期向理事会报告财务收支状况。基金会配备专门的财务会计人员进行会计核算,实行会计监督。会计人员调动工作或离职时,必须与接管人员办清交接手续。
第四条  基金会的财务管理工作必须执行国家规定的财务管理制度,接受理事会、民政部门和业务管理部门的监督,并按照业务主管单位的要求每年指定会计师事务所对基金会的账目进行审计。
第五条  本基金会理事会换届或更换法定代表人或秘书长之前,应当进行财务审计。

第二章 预算管理

第六条  基金会根据机构发展战略,按照年度工作计划和任务,本着资源统筹规划、保障工作重点、收入支出协调的原则,坚持勤俭办事的方针,编制年度财务预算。
第七条  基金会在编制年度预算时,收入预算参考上年预算执行情况及业务发展计划合理预测制定,业务活动成本根据项目特点,项目执行情况和工作计划测算编制。
第八条  基金会年度预算项目包括“收入”“支出”“业务活动成本”“管理费用”等。基金会由财务负责人负责组织财务人员在本年度的第一个月内编制本年度预算,经秘书长和理事长审核后,形成基金会年度财务预算,并报理事会审议批准后才能予以执行。财务预算调整程序与财务预算审批程序相同。
第九条  基金会应严格执行财务预算,所有支出应严格按照经理事会批准的年度财务预算执行。如基金会因工作计划、项目内容等有重大变化导致有可能出现财务预算外的支出,则必须通过财务预算调整程序批准才能支出。
第十条  基金会财务人员应严格跟踪财务预算执行情况,在年内季末和年末,财务人员应总结、分析预算执行情况及存在的问题,应及时提出改进意见,报理事长和监事。

第三章 银行账户管理

第十一条  基金会开设银行基本账户,严格遵守银行的各种结算制度,接受银行的监督。各项资金往来必须及时存入基金会基本账户,严禁现收现付。
第十二条  基金会除银行基本账户外,不随意另外设立其他银行账户。如确实必须开设另外的基本账户,应报理事长同意并报监事备案。
第十三条  基金会严格管理支票,支票必须严格保管。领用支票应填写支票领用单,逐项填写,内容真实,经理事长批准后才能领取。基金会出纳严禁填写空额支票和远期支票,特殊情况下需填写空额支票的,必须经理事长和秘书长共同批准且相关责任由理事长和秘书长共同承担。
第十四条  基金会财务应严格关注银行账户内的资金余额,并依法和按照本制度安排资金收付。如当期资金的支出将可能导致基金会出现不符合年审规定的情形,则基金会财务应在当期资金支出前专文提前及时报告理事长以及监事。
第十五条  对于基本账户内暂时闲置的资金,在征得理事长同意下,基金会可以采用协议存款,定期存款、通知存款等确保资金保值、增值、安全的方式予以管理并报理事长和监事备案,且应确保资金能随时使用。

第四章 收入管理

第十六条  基金会的财产及其他收入受法律保护,任何单位和个人不得私分、侵占、挪用。
第十七条  基金会的收入来源于:自然人、法人或其他组织自愿捐赠;投资收益;其他合法收入。
第十八条  基金会接受捐赠应当确保公益性。附加对捐赠人构成利益回报条件的赠与和不符合公益性目的的赠与,不应确认为公益捐赠,不得开具捐赠票据。  
第十九条  基金会应当在实际收到捐赠后据实开具捐赠票据。捐赠人不需要捐赠票据的,或者匿名捐赠的,也应当开具捐赠票据,由基金会留存备查。
第二十条  基金会接受非现金捐赠,应当在实际收到后确认收入并开具捐赠票据。受赠财产未经基金会验收确认,由捐赠人直接转移给受助人或者其他第三方的,不得作为基金会的捐赠收入,不得开具捐赠票据。
第二十一条  基金会各项收入由基金会财务统一管理和核算,基金会应严格依法签发和使用票据,确保基金会收入合法合规。

第五章 物资管理

第二十二条  基金会对于收到的捐赠的物资财产,应做好分类管理,并做好验收登记、领发、保管、检查等工作,做到账账相符,账实相符。
第二十三条  捐赠物资严格按捐赠人符合基金会宗旨和章程规定用途的意愿使用。在接受捐赠的物资无法用于符合其宗旨的用途时,经理事长或秘书长签批,可以依法拍卖或者变卖,所得收入用于捐赠目的。
第二十四条  对于基金会行政办公之固定资产购买、赠送、变卖、报废等均需经理事会审议通过后才能执行。

第六章支出管理

第二十五条  基金会各项支出的安排必须有利于基金会公益事业发展,必须贯彻厉行节约和量力而行的原则,严格遵守各项财务制度,包括财务预算制度等。
第二十六条  基金会应严格按照理事会批准的年度支出和成本预算执行支出,并严格按照符合基金会业务范围的捐赠协议执行。
第二十七条  学校或资金使用方每年如需向基金会申请资金使用,则应在当年年初提出财产用途项目年度预算计划,由理事会进行审批;理事会2/3以上理事通过则年度预算计划获通过;年度预算计划通过后,基金会财务应根据理事会决议对学校或资金使用方进行拨款。
第二十八条  如年度预算计划总金额与实际所需金额发生偏差,则理事会在审核第二年财务预算计划时予以适当调整。
对于不在年度预算计划范围内的项目,将作为特殊项目处理。特殊项目应经由理事长同意后,通过理事会会议决议或理事传签方式进行审批,需获得全部理事通过方可获通过。
第二十九条  捐赠人有权向基金会查询捐赠财产的使用、管理情况,并提出意见和建议。对于捐赠人的查询,由秘书长及时予以如实答复并报监事。
第三十条  基金会每年用于从事章程规定的公益事业支出,不得低于上一年基金余额的8%。

       第七章  成本、费用管理

第三十一条  基金会应严格确保工作人员的工资福利和行政办公支出不得超过当年总支出的10%。。 
第三十二条  基金会的工作人员工资福利包括:1.全体工作人员的工资、福利费、住房公积金、社会保险(障)费(含离退休人员);2.担任专职工作理事的津贴、补助和理事会运行费用。
第三十三条  基金会的行政办公支出包括:组织日常运作的办公费、水电费、邮电费、物业管理费、会议费、广告费、市内交通费、差旅费、折旧费、修理费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、审计费以及聘请中介机构费和应偿还的受赠资产等。
第三十四条  基金会对所有工作人员工资福利以及行政办公支出实施计划管理,并办妥审批手续下才能列入基金会工作人员工资福利以及行政办公支出。基金会财务报销手续应依法进行。
第三十五条  基金会财务应确保原始记录、凭证、账、费用汇总等资料真实、完整,内容必须完整、真实,记载和编制必须及时。

第八章 财务分析与财务监督

第三十六条  财务分析的主要内容包括:预算执行情况,资金运用情况,成本(费用)情况,财产物资的使用、管理情况等。
第三十七条  基金会财务应结合项目管理的特点,建立科学、合理的财务分析指标。通过分析,反映业务活动和经济活动的效果,并将分析结果及时反馈给秘书长和理事会,为其进行决策提供科学、可靠的依据。
第三十八条  基金会监事有权通过收支审核、财务分析等,对财务收支、资金运用、财产物资管理等情况进行监督检查。对违反基金会法律法规以及财务制度的行为,应及时予以制止、纠正,性质严重的,应及时向基金会理事长及有关登记部门报告,并通报各理事。

第九章 财务决算

第三十九条  年度财务决算是年度会计期间公益项目的收入及成本、资产质量、财务效益等基本情况的综合反映。
第四十条  本基金会严格按照国家有关财务会计制度规定,在进行财产清查、债权债务确认和资产质量核实的基础上,以年度内发生的全部经济交易事项的会计账簿为基本依据,认真组织机构财务决算编制和报表工作,做到账表一致、账账一致、账证一致、账实一致。
第四十一条  本基金会严格按照《民间非营利组织会计制度》的规定编制财务报告,并接受会计师事务所的审计。

第十章 财务会计信息披露

第四十二条  财务会计信息是捐赠人、管理者和理事会等机构利益相关方了解基金会资源状况、负债水平、资金使用情况及现金流量等信息的重要来源。财务信息披露是建立社会公信力的重要环节,其主要形式是财务会计报告。
第四十三条  财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书构成。
第四十四条  其中财务会计报告中的会计报表至少应当包括:
(一)资产负债表;
(二)业务活动表;
(三)现金流量表;
(四)会计报表附注。
会计报表附注至少应当包括下列内容:
(一)重要会计政策及其变更情况的说明;
(二)理事会成员和员工的数量、变动情况以及获得的薪金等报酬情况的说明;
(三)会计报表重要项目及其增减变动情况的说明;
(四)资产提供者设置了时间或用途限制的相关资产情况的说明;
(五)重大资产减值情况的说明;
(六)公允价值无法可靠取得的受赠资产和其他资产的名称、数量、来源和用途等情况的说明;
(七)对外承诺和或有事项情况的说明;
(八)接受劳务捐赠情况的说明;
(九)资产负债表日后非调整事项的说明;
(十)有助于理解和分析会计报表需要说明的其他事项;
(十一)未在会计报表中反映的重要信息的说明等。
财务情况说明书至少应当对下列情况作出说明:
(一)基金会的宗旨、组织结构以及人员配备等情况;
(二)基金会业务活动基本情况,年度计划和预算完成情况,产生差异的原因分析,下一会计期间业务活动计划和预算等;
(三)对基金会业务活动有重大影响的其他事项。
第四十五条  基金会建立定期财务信息披露制度,提供真实、及时、公允的财务会计信息;基金会按照基金会章程的规定定期在[基金会网站]及相关媒体上公布审计报告和财务会计报告。
第四十六条  基金会年度财务报告对外披露须经理事会批准,但法律法规或监管部门另有规定除外。
第四十七条  以单一项目或捐赠人为报告主体的财务会计信息由基金会财务负责按会计制度核算并编制,报秘书长和理事长批准后并获得捐赠人同意下,方可对外提供或披露,但法律法规或监管部门另有规定除外。

第十一章 会计核算及档案管理

第四十八条  基金会会计核算执行《民间非营利组织会计制度》
第四十九条  会计档案是记录和反映基金会经济业务事项的重要历史资料和证据。会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计资料。保管期限不低于25年。
第五十条  基金会会计档案按照《会计档案管理办法》执行,由基金会财务负责整理归档。出纳人员不得兼管会计档案。
第五十一条  基金会会计档案不得外借。如有特殊情况,须经基金会财务负责人审批,并报理事长批准后,可以提供查阅或复制,并办理查阅或复制登记手续。查阅或复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第五十二条  保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第十二章 附则

第五十三条  本制度解释权属于理事会。
第五十四条  本制度经基金会第一届第二次理事会审议通过后生效。
 


  


梅州市东山中学发展基金会接受捐赠管理制度

 
第一条  为规范梅州市东山中学发展基金会(以下简称“基金会”)管理,确保基金会合法合规接受捐赠,根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《基金会管理条例》及《梅州市东山中学发展基金会章程》(以下简称“基金会章程”),特制定本制度。
第二条  基金会是经依法登记注册的独立的非公募的公益机构。未经基金会准许,任何单位或个人不得以基金会名义进行募集资金、接受捐赠活动。
第三条  基金会接受捐赠,应当遵守法律法规,符合《梅州市东山中学发展基金会章程》规定的宗旨和公益活动的业务范围。 
第四条  基金会遵循非公募、透明、尊重捐赠方意愿、体现捐助效益最大化的基本原则接受捐赠。
第五条  基金会的资金主要来源:
(一)自然人、法人或其他组织自愿捐赠;
(二)基金会合法投资收益;
(三)其他合法收入。
第六条  基金会接受捐赠应当确保公益性,不接受超出基金会章程规定的宗旨和公益活动的业务范围的捐赠。附加对捐赠人构成利益回报条件的赠与和不符合公益性目的的赠与,不应确认为公益捐赠,不得开具捐赠票据。
第七条  基金会接受捐赠时应当与捐赠人订立书面捐赠协议,约定资助方式、资助数额以及资金用途和使用方式。
第八条  基金会接受货币捐赠应以直接到达基金会基本账户数额为准。基金会应当在实际收到捐赠后据实开具捐赠票据。捐赠人不需要捐赠票据的,或者匿名捐赠的,也应当开具捐赠票据,由基金会留存备查。
第九条  基金会接受非货币捐赠的,应当在实际收到后确认收入并根据入账价值开具捐赠票据。受赠财产未经基金会验收确认,由捐赠人直接转移给受助人或者其他第三方的,不得作为基金会的捐赠收入,不得开具捐赠票据。
第十条  基金会接受非现金捐赠,应当按照如下规定确定入账价值:
(一)捐赠人提供了发票、报关单等凭据的,应当以相关凭据作为确认入账价值的依据;捐赠方不能提供凭据的,应当以其他确认捐赠财产的证明,作为确认入账价值的依据;
(二)捐赠人提供的凭据或其他能够确认受赠资产价值的证明上标明的金额与受赠资产公允价值相差较大的,应当以其公允价值作为入账价值。
(三)捐赠人捐赠固定资产、股权、无形资产、文物文化资产,应当以具有合法资质的第三方机构的评估作为确认入账价值的依据。无法评估或经评估无法确认价格的,基金会不得计入捐赠收入,不得开具捐赠票据,应当另外造册登记。
   如国家法律法规、政策对上述入账规定有更新,按照更新后的入账规定予以处理。
第十一条  基金会接受企业捐赠本企业生产的产品,秘书处应当要求企业提供产品质量认证证明或者产品合格证,以及受赠物品的品名、规格、种类、数量等相关资料。
第十二条  接受日常性捐赠的信息,基金会在收到捐赠后的7个工作日内予以披露;接受重大捐赠(一次性捐赠现金人民币50万元以上或等值人民币50万元以上的捐赠款物)的信息,在收到捐赠款物后即时向社会公布。
第十三条  基金会接受非货币性资产捐赠需要入库管理的,在安排其入库运输时,应与捐赠者当面清点,确认数量,并在物资运达库房后,与秘书处指定专人确认物资,做好交接;捐赠者把物资直接运达库房时,秘书处指定的专人要当面清点物资数量,做好登记。
第十四条  基金会对于收到的捐赠的物资财产,秘书处和财务应做好分类管理,并做好验收登记、领发、保管、检查等工作,做到账账相符,账实相符。
第十五条  基金会秘书处定期(至少每半年一次)对非货币性资产进行清查对帐,做到帐表相符、帐物相符。基金会每年定期进行非货币性资产盘点,秘书处安排人员进行抽盘,并报送盘点和抽盘报告给理事会和监事。
第十六条  对于不易储存、运输和与实际需要不符合的非货币受赠财产,基金会应在征得理事会决议通过后予以合法变卖,并将所得存入基金会银行基本账户。
第十七条  基金会以及基金会任何人不得以基金会名义在公共场所设立募捐箱或开展义演、义赛、义卖、义展等活动进行募捐,任何人不得以基金会名义在公开媒体上发布募捐广告或者募捐消息。
第十八条  捐赠人有权向基金会查询其捐赠财产的使用、管理情况,并提出意见和建议。对于捐赠人的查询,基金会应当及时如实答复。
第十九条  捐赠鸣谢方式
1.凡为梅州市东山中学发展基金会捐赠,无论金额大小,基金会均开具正式财务收据,并将列入基金会捐赠人名册存档(捐赠人不同意的除外)。在学校支持下,将在学校校园网和校刊公布表彰。
2.根据捐赠金额或等值捐赠的累计金额的大小,将选择授予纪念奖牌及荣誉证书、推荐受聘为校董会荣誉董事等方式予以鸣谢。纪念奖牌及荣誉证书按等级分为“支持广东梅县东山中学教育贡献奖”、“支持广东梅县东山中学教育重大贡献奖”、“支持广东梅县东山中学教育突出贡献奖”以及“支持广东梅县东山中学教育杰出贡献奖”等。
第二十条  本制度解释权归理事会。
第二十一条  本制度自基金会第一届第二次理事会审议通过之日起生效。

 

梅州市东山中学发展基金会理事会议事规则

                        

第一章 总则

第一条   为了进一步明确梅州市东山中学发展基金会(以下简称“基金会”)的职责和权限,规范理事会内部机构、工作及决策程序,保障理事会高效、有序运作,根据国务院颁发的《基金会管理条例》(以下简称《条例》) 、《梅州市东山中学发展基金会章程》(以下简称《章程》)等有关规定特制定本议事规则。
第二条   基金会设立理事会。理事会是基金会的决策机构,行使有关法律、行政法规、规范性文件以及《章程》规定的职权。
第三条   本议事规则自生效之日起,即成为规范理事会的内部机构设置、召集、召开、议事及表决程序的具有约束力的文件。

第二章 理事

第四条   基金会由12名理事组成。理事每届任期3年,任期届满,可以连选连任。
第五条   理事的资格
(一) 具备完全民事行为能力;
(二) 热心基金会所从事的公益事业;
(三) 具有与理事工作相适应的工作阅历和工作经验;
(四) 能够尽职尽责,保障财产使用符合捐赠人的意愿和基金会的公益目的,保障基金会财产安全及保值增值;
(五) 廉洁奉公,办事公道。
第六条   理事的产生和罢免:
(一) 第一届理事由主要捐赠人、发起人分别提名并共同协商确定;
(二) 理事会换届改选时,由理事会、主要捐赠人共同提名候选人并组织换届领导小组,组织全部候选人共同选举产生新一届理事;
(三) 罢免、增补理事应当经理事会表决通过;
(四) 理事的选举和罢免结果报登记管理机关备案;
(五) 相互间有近亲属关系的基金会理事,总数不得超过理事总人数的1/3;
第七条   理事的权利和义务:
(一) 选举权、被选举权和表决权;
(二) 知情权、建议权和监督权;
(三) 参加基金会的活动;
(四) 遵守章程,执行理事会决议;
(五) 维护基金会的合法权益;
(六) 完成基金会交办的工作;
(七) 参与决策不当致使基金会财产受损失的,承担赔偿责任。
第八条   理事会设理事长、副理事长和秘书长,从理事中选举产生。
第九条   理事会理事长、副理事长和秘书长必须符合以下条件:
(一) 在基金会业务领域内有较大影响;
(二) 理事长、副理事长和秘书长最高任职年龄不超过70岁,秘书长为专职;
(三) 身体健康,能坚持正常工作;
(四) 具有完全民事行为能力。
第十条   基金会的理事长、副理事长和秘书长每届任期3年,连任不超过两届。因特殊情况需超届连任的,须经理事会特殊程序表决通过,报登记管理机关批准同意后,方可任职。
第十一条  基金会理事长为基金会法定代表人。本基金会法定代表人不兼任其他组织的法定代表人。
基金会法定代表人由中国内地居民担任。
基金会法定代表人在任期间,基金会发生违反《基金会管理条例》和本章程的行为,法定代表人应当承担相关责任。因法定代表人失职,导致基金会发生违法行为或基金会财产损失的,法定代表人应当承担个人责任。
第十二条  本基金会理事长行使下列职权:
(一)召集和主持理事会会议;
(二)检查理事会决议的落实情况;
(三)代表基金会签署重要文件;
(四)提议聘任或解聘副秘书长以及财务负责人,由理事会决定;
(五)提议聘任或解聘各机构主要负责人,由理事会决定;
(六)决定各机构专职工作人员聘用。
本基金会副理事长、秘书长在理事长领导下开展工作,秘书长行使下列职权:
(一)主持开展日常工作,组织实施理事会决议;
(二)组织实施基金会年度公益计划;
(三)拟订资金的管理和使用计划。
(四)拟订基金会的内部管理规章制度,报理事会审批;
(五)协调各机构开展工作;
(六)章程和理事会赋予的其他职权。
第十三条  理事连续二次未能亲自出席,也不委托其他理事出席理事会会议,视为不能履行职责,理事会应当建议予以撤换。
第十四条  理事可以在任期届满以前提出辞职。理事辞职应当向理事会提交书面辞职报告。
第十五条  如因理事的辞职导致理事会人数低于法定最低人数时,该理事的辞职应当在委任继任理事后方能生效;如因理事任期届满未及时改选或者理事在任期内辞职导致理事会成员低于法定人数的,在改选出的理事就任前,原理事仍应当依照法律、行政法规、规范性文件和《章程》的规定,履行理事职务。
除前款所列情形外,理事辞职自辞职报告送达理事会时生效。理事辞职生效或者任期届满,应向理事会办妥所有移交手续。
第十六条  在基金会领取报酬的理事不得超过理事总人数的1/3。基金会不以任何形式为理事纳税。

第三章 理事会

第十七条  理事会行使以下职权:
(一) 制定、修改章程;
(二) 选举、罢免理事长、副理事长、秘书长和理事;
(三) 决定重大业务活动计划,包括资金的管理和使用计划;
(四) 审定年度收支预算及决算;
(五) 制定内部管理制度;
(六) 决定设立办事机构、分支机构、代表机构;
(七) 决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任;
(八) 听取、审议秘书长的工作报告,检查秘书长的工作;
(九) 决定基金会的分立、合并或终止;
(十) 决定其他重大事项
第十八条  理事会可以根据业务活动的需要,必要时可以设立专门委员会,负责相关事项的决策。专门委员会的设立由理事会决定,并制订委员会的议事规则。
第十九条  理事会下设秘书处,配置必要的工作人员若干名,负责理事会日常联系和沟通工作。
第二十条  理事会审议的事项,应以议案的方式作出,提出议案的人士或机构称为议案人或提议人。议案由理事会秘书处负责收集、整理并提交理事会审议后做出决议。
议案内容包括但不限于议案名称、内容等,并由议案人或提议人签字或盖章。
第二十一条  下列主体有权向理事会提议召开理事会:
(一) 理事长;
(二) 三分之一以上理事;
(三)理事会专门委员会(如有);
(四) 监事;
有1/3以上理事提议时,必须召开理事会会议。如理事长不能召集,提议理事可推选召集人。
第二十二条  上述第(三)、(四)项主体所提的议案应限于其职责所及范围内的事项。提议召开理事会会议的人应当通过理事会秘书长或者直接向理事长提交经议案人签字(盖章)的书面提议。书面提议中应当载明下列事项:
(一)提议人的姓名或者名称;
(二)提议理由;
(三)提议会议召开的时间、地点和方式;
(四)具体议案内容;
(五)提议人的联系方式和提议日期等。
议案内容应当属于基金会《章程》规定的理事会职权范围内的事项,与议案有关的材料应当一并提交。理事会秘书长在收到上述书面提议和有关材料后,应当于当日转交理事长。理事长认为议案内容不明确、具体或者有关材料不充分的,可以要求提议人修改或者补充。理事长应当自接到提议人附有充分的材料的提议后十日内,召集理事会会议并主持会议。
第二十三条  理事会每年至少召开二次会议。理事会会议由理事长召集和主持。由理事长召集并主持,理事长不能召集并主持时,由理事长指定一名副理事长召集并主持,副理事长也不能召集并主持时,由理事长指定一名理事召集并主持。
第二十四条  在发出召开理事会会议的通知前,理事会秘书处应当先行通知各理事、理事会专门委员会、秘书长,上述被通知的主体应将拟提交理事会审议的事项以议案的方式提交理事会秘书处。
第二十五条  理事会召开会议,理事长或召集人应于会议召开5日前以专人送达、电子邮件或书面等方式通知全体理事、监事、秘书长,必要时通知其他管理人员。
经全体理事同意,可以豁免理事会会议通知时限,可以以通讯(包
括电话会议或视频会议等方式)召开理事会会议。
理事会会议通知由理事长或经理事长授权代为召集的理事签发。
第二十六条  理事会会议通知应当包括以下内容:
(一) 会议日期和地点;
(二) 会议期限;
(三) 事由及议程;
(四) 理事表决所必需的会议材料等资料应尽量详实、准确。
(五) 发出通知的日期。
第二十七条  理事收到会议通知后,应以电话、电子邮件、专人、邮寄方式等联络理事会秘书处指定的工作人员,以确认其已收到了理事会会议召开通知及是否出席会议,会议通知发出后3日仍未收到确认回复的,理事会秘书处指定的工作人员应主动联络该名理事以确认其是否已收到了会议通知及是否出席会议。
第二十八条  对章程规定的理事会职权项下所列事项,全体理事
以书面形式一致表示同意的,可以不召开理事会会议,直接作出决定,并由全体理事在决定文件上签名有效。理事会会议记录、理事会会议纪要、理事会会议决议可以采用传签方式予以签署。
第二十九条  理事会会议应当有2/3以上的理事出席方可举行。理事会决议须经出席理事(含授权代理出席理事)过半数通过方为有效。
下列重要事项的决议,须经出席理事2/3以上通过方为有效:
(一)章程的修改;
(二)选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长;
(三)章程规定的重大资助、投资活动;
(四)基金会的分立、合并;
(五)决定重大业务活动计划,包括资金的管理和使用计划;
(六)审定年度收支预算及决算审定;
(七)制定基金会内部管理制度;
(八)其他由过半数理事决议认为对本基金会有重大影响的事项决议。
第三十条  有关理事拒不出席或者怠于出席会议导致无法满足会议召开的最低人数要求时,理事长和理事会秘书处应当及时向监管部门报告。
第三十一条  理事原则上应当亲自出席理事会会议,如因故不能出席理事会会议,应当事先审阅会议材料,形成明确的意见,委托其他人代为出席。
委托书应当载明:1) 委托人和受托人的姓名;2) 委托人对每项议案的意见;3) 委托人的授权范围和对议案表决意见的指示;4) 委托人的签字、日期等。
受托理事应当向理事会秘书处提交委托书,在会议签到簿上说明受托出席的情况。
第三十二条  理事会秘书处应当指定工作人员列席每一次理事会会议并负责会议记录。监事有权列席理事会会议。
第三十三条  理事会会议以现场召开为原则。必要时,经召集人(主持人)同意,也可通过视频、电话、传真或者电子邮件表决等方式召开。理事会会议也可采取现场与其他方式同时进行的方式召开。
第三十四条  会议主持人应当提请出席理事会会议的理事对各项议案发表明确的意见。理事阻碍会议正常进行或者影响其他理事发言的,会议主持人应当及时制止。
第三十五条  理事应当认真阅读有关会议材料,在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表意见。理事可以在会前向理事会秘书处、会议召集人、各专门委员会(如有)等有关人员和机构了解决策所需要的信息,也可以在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。
第三十六条  主持人应尽可能让意见相反的双方轮流得到发言机会,以保持平衡。发言人应该首先表明赞成或反对,然后说明理由。
第三十七条  以现场方式召开的理事会,每项议案经过充分讨论后,主持人应当适时提请与会理事进行表决。会议表决实行一人一票,以计名和书面等方式进行。非以现场方式召开的理事会,与会理事可以通过视频显示、电子邮件回复、派专人送达、传真、信函等书面方式将表决意见在表决时限内提交理事会秘书处。
第三十八条  理事的表决意见分为同意、反对和弃权。与会理事应当从上述意向中选择其一,未做选择或者同时选择两个以上意向的,会议主持人应当要求有关理事重新选择,不选择的,视为弃权;中途离开会场不回而未做选择的,视为弃权。
与会理事表决完成后,理事会秘书处工作人员应当及时收集理事的表决票,并进行统计。
现场召开会议的,会议主持人应当当场宣布表决结果;其他情况下,会议主持人应当要求理事会秘书处在规定的表决时限结束后的两个工作日以内,通知理事表决结果。
理事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的,其表决无效。
第三十九条  除本议事规则另有明确规定外,理事会审议通过会议议案并形成相关决议,必须有出席理事过半数对该议案投赞成票。法律、行政法规、规范性文件和《章程》规定理事会形成决议应当取得更多理事同意的,从其规定。
理事会决议违反法律、法规或章程规定,致使基金会遭受损失的,参与会议的理事应承担责任。但经证明在表决时反对或弃权并记载于会议记录的,该理事可免除责任。
第四十条  对需进一步调查了解情况或进一步研究再表决的提议,可提议推迟到后续会议解决,并指定后续会议时间,也可提议提交某位成员或某些成员作进一步调查研究,指定汇报时间、汇报对象,但均需由理事会进行表决。
第四十一条  理事会秘书处应当安排工作人员对理事会会议做好记录。会议记录应当包括以下内容:
(一) 会议届次和召开的时间、地点、方式;
(二) 会议通知的发出和送达情况;
(三) 会议召集人和主持人;
(四) 理事亲自出席和受托出席的情况;
(五)关于会议程序和召开情况的说明;
(六) 会议审议的议案、每位理事对有关事项的发言要点、对议案的表决意见;
(七) 每项议案的表决方式和表决结果(说明具体的同意、反对、弃权票数);
(八) 与会理事认为应当记载的其他事项。
第四十二条  与会理事应当代表其本人和委托其代为出席会议的理事对会议记录进行签字确认。理事对会议记录有不同意见的,可以在签字时作出书面说明。以非现场方式召开理事会的,理事会秘书处应在最近一次以现场开会方式召开理事会会议或其他方便适当的时间内,要求参加前次会议的理事补签前次理事会会议决议及会议记录。理事既不按前款规定进行签字确认,又不对其不同意见作出书面说明或者向监管部门报告、发表公开声明的,视为完全同意会议记录的内容。
第四十三条  理事长应当督促有关人员落实理事会决议,检查决议的实施情况,并在以后的理事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。理事会秘书处要及时向理事长汇报理事会决议的执行情况,并将理事长的意见如实传达有关理事。
第四十四条  理事会会议档案,包括会议通知和会议材料、会议签到簿、理事代为出席的授权委托书、表决票、经与会理事签字确认的会议记录、会议纪要、决议公告等,由理事会秘书处指定专人负责保管并建立档案。理事会会议记录属基金会机密文件,非经理事长同意,不得对外披露,法律法规另有规定除外。
理事会会议档案的保存期限为二十年。

第四章 附则

第四十五条  本议事规则的任何条款,如与届时有效的法律、行政法规、规范性文件、《章程》的规定相冲突,应以届时有效的法律、行政法规、规范性文件、《章程》的规定为准。
第四十六条  本议事规则所称“以上”、“超过”包含本数,“不超过”、“过”不含本数。
第四十七条  本议事规则解释权属于理事会。
第四十八条  本议事规则经基金会第一届第二次理事会审议通过后生效。
 
                            梅州市东山中学发展基金会理事会
                                二0一五年一月二十四日 
 
 

 

梅州市东山中学发展基金会信息披露管理制度

               
第一条  为保障梅州市东山中学发展基金会(以下简称“基金会”)可持续健康发展,合法合规披露基金会信息,提高基金会的公信力和社会影响力,根据我国有关法律法规及《梅州市东山中学发展基金会章程》,特制定本信息披露管理制度。
第二条  基金会信息披露是指基金会根据《基金会管理条例》等规定将基金会内部信息以及业务活动情况向社会公布的活动。
第三条  基金会披露的信息包括:基金会年度报告、审计报告、基金会开展公益资助项目的信息、发起人、主要捐赠人、理事来源单位、被投资方、其他与基金会存在控制、共同控制或重大影响关系的个人或组织、基金会与前述个人或组织发生的交易等。
第四条  基金会信息披露是基金会的责任和义务,基金会应当真实、准确、及时、完整披露信息,不得有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。
第五条  基金会开展重大募捐、资助、投资、涉外活动和设立专项基金时,应提前15个工作日报送登记管理机关备案;设立基金会分支(代表)机构应及时报送登记管理机关备案。
第六条  基金会接受日常性捐赠的信息,应在收到捐赠后的7个工作日内予以披露;接受重大捐赠(一次性捐赠资金在人民币50万元以上或等值捐赠在人民币50万元以上)的信息,应在收到捐赠款物后即时向社会公布。
第七条  基金会应当向社会公布接受资金后拟开展的公益活动和资金的详细使用计划。
第八条  基金会应采取动态方式及时披露款物管理情况和使用信息,基金会一般应在财产使用之日起一个月内向社会披露,并视情况定期或不定期披露后续信息,其间隔时间不超过6个月。
第九条  基金会开展公益资助项目,应当向社会公布所开展的公益资助项目种类以及申请、评审程序。评审结束后,应当公布结果并通知申请人。公益资助项目完成后,应当公布有关的资金使用情况。事后对项目进行评估的,应当同时公布评估结果。
第十条  基金会应于每年3月31日前或登记管理机关要求的期限内向登记管理机关报送上一年度的年度工作报告。通过登记管理机关的年度检查后30日内,基金会应按照统一的格式要求,在登记管理机关指定的媒体上公布年度工作报告的全文和摘要,接受社会公众的查询、监督。
第十一条  秘书长负责基金会信息披露工作。秘书长应及时对信息披露制度的执行进行自查,发现问题应及时改正并报理事长及监事。
第十二条  基金会信息披露应严格遵循本制度规定的如下流程:
(一)年度报告和审计报告:由理事会决议委托符合法定条件的专业机构提供专业服务,并由秘书长和财务负责人负责协助;报告提交理事会审议通过后,由秘书长及时报送登记管理机关和予以披露。
(二)基金会其他信息披露文件由秘书长组织基金会工作人员撰写或制作,由副理事长负责审查并报理事长批准后对外披露,必要时经理事会讨论通过后披露。具体流程如下:
1.由秘书长负责安排基金会工作人员撰写文件初稿;
2.由秘书长负责初审,同时抄报全体理事和监事;理事或监事应及时同时向秘书长、副理事长、理事长反馈存疑事项(如有);
3.秘书长初审通过后,报副理事长进行复审并附对理事或监事存疑事项(如有)之反馈意见;
4.副理事长复审通过后,连同对理事或监事存疑事项(如有)之反馈意见,报理事长终审通过后,由理事长授权秘书长对外披露。
5.如理事长对此相关事项不能决策是否通过,则应提交理事会讨论,理事会会议须由2/3以上理事出席且须经出席理事过半数通过。
6.根据规定必须在当天或指定期限内即应予以披露的事项,各环节负责人彼此间应予以及时通知并及时批复意见。
第十三条  基金会信息对外发布(包括新闻发布会)的发布人由理事长或获得理事长授权的秘书长或获得理事会授权的理事担任,其他人员对外不得以基金会名义发布基金会信息,不得以基金会名义召开新闻发布会或宣讲会或进行其他任何形式的宣传或接受任何形式的采访。
第十四条  基金会原则上不召开新闻发布会。基金会工作和项目开展有重大影响的情况和活动,确需及时向社会介绍的,经基金会理事会决议通过,可以召开新闻发布会。
第十五条  基金会确需召开新闻发布会的, 由秘书长负责安排基金会工作人员或公益专项项目负责人提前拟订举办新闻发布会的计划,报请理事会决议通过后才能予以实施,并应提前报登记管理机关登记备案。
新闻发布会由基金会理事长或理事长授权的秘书长或获得理事会授权的理事负责介绍新闻发布会的内容并回答记者提出的问题。
第十六条  基金会日常原则上不接受新闻采访。必要时,秘书长须提前将采访媒体、采访提纲上报基金会理事长或理事长授权之副理事长批准,并提前报登记管理机关登记备案后才能由基金会理事长或理事长授权之理事接受新闻采访。
第十七条  基金会以及基金会任何人员不接受与基金会相关的电话采访、视频采访、其他非面见方式的采访。基金会及各项目、各专项基金不接受境外媒体采访,经登记管理机关批准或要求的除外。
第十八条  基金会官网由秘书长组织安排基金会工作人员进行管理和维护,基金会对外披露的信息必须在基金会官网公布。基金会官网披露的信息须提前报理事长同意后才能对外发布。
第十九条  基金会以及基金会任何人员不得以基金会名义在公共场所设立募捐箱或开展义演、义赛、义卖、义展等活动进行募捐,不在以基金会名义在公开媒体上发布募捐广告或者募捐消息。
第二十条  基金会对外信息披露应严格遵循本制度。如有行为人违背本制度进行基金会信息披露导致的后果由行为人自行承担,并视为严重违背基金会规章制度。
第二十一条  本制度解释权属于理事会。
第二十二条  本制度经基金会第一届第二次理事会会议通过之日起生效。
 
 


 梅州市东山中学发展基金会行政管理制度

                 
为维护基金会正常工作秩序,提高工作效率,鼓励员工爱岗敬业积极工作,制定本制度。

第一章 档案管理

第一条  本制度称档案是指基金会在工作中所形成的或者由上级主管部门发送的与具有保存价值的各种文件、资料、图表、照片、录音、录像、电子文档、实物等,基金会全体员工都有保护档案的义务。
第二条  基金会对档案收集、立卷、归档应做到完整、规范;每年年底由秘书处负责将档案(财会档案例外)统一装订成册并指定专人保存。为便于查询,成册档案应由秘书处制作总目录和分目录。
第三条  财会档案包括凭证、账簿和报表等资料,除参照本办法执行外,还须符合国家相关政策法规的有关规定。
第四条  秘书处应定期做好档案整理、检查和核对,发现问题及时处理;做好档案的防火、防盗、防蛀、防潮、防尘。除与日常业务相关的档案除做好文档管理之外,还应同时制作相应的电子文档留存、备查。
第五条  档案查阅与档案移交
5.1 档案一般仅供在基金会办公室查阅,原则上不对外借出。如需复印或因基金会内部人员因基金会活动需要借出,复印应由秘书长批准,借出应由理事长批准,复印和因基金会内部人员基金会活动需要借出均同时需办理申请和登记手续。
5.2 非基金会内部人员借出档案,应持有单位介绍信和身份证复印件,经理事长和监事批准后方可借出,且应办妥借出归还手续。
5.3所有档案借出前,档案保管人必须复印至少一套完整的复印件并需要由借档案之人以及档案保管人在复印件上签署确认复印件与所借出原件一致。
5.4 档案查阅或借阅人应保证所阅资料的完整、无污损,借阅期限不得超过三天,到期应及时归还。由于借阅人借出资料导致未能完整归还,责任由借阅人以及批准借阅人承担。
5.5档案交接须由移交人填写《工作交接单》,将所保存档案列表,经接收人清点核对后,双方签字认可,移交过程中应保证档案的完整、准确。移交过程中应由秘书处指定专人负责工作交接的监督,并进行见证签署。
第六条  对于机密文件及档案,无关人员不准接触,工作人员要严守机密。
第七条  任何人未经合法允许不得销毁档案资料。

第二章合同管理

第八条  凡以基金会名义对外发生业务活动的,应当签订相关合同。签署合同前应根据合同涉及金额大小根据基金会相关制度规定办理审批手续,如没有涉及金额的,一律报理事长审批。
第九条  对外订立的合同,在基金会内部审批手续完成后,原则上先由对方签署后,基金会才予以签署;单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
   第十条  合同盖章生效后,应交由基金会秘书处按顺序进行编号、登记、归档并指定专人保管,且基金会盖章的所有合同应予以扫描存档。合同原件基金会至少应持二份,其中一份由秘书处保管和管理,一份由基金会财务保管,监事备存复印件一份。
第十一条  合同原件原则上不外借,如需外借,保管人应确定基金会留存与合同原件一致的复印件,且应提交申请并由秘书长以及理事长批准后才能借出并应在要求的时限内归还。
第十二条  基金会财务应根据合同编号建立合同台帐,详细记录资金收付情况;如有异常,基金会财务应及时通知监事和理事长。
第十三条  合同的变更和解除审批流程与合同签署的审批流程相同。合同变更后,合同编号不予改变,但需在新合同中予以备注。
第十四条  如合同有约定保密事项的,基金会以及相关人员应保守合同秘密。

   第三章差旅管理

第十五条  基金会每年的差旅费用开支必须严格控制在基金会经理事会审议通过的当年年度财务预算的差旅费用范围内。
第十六条  基金会人员出差前,须提前向秘书处提出申请,填写《出差申请表》,注明出差时间、地点、事由、费用预算等,在经批准的年度财务预算范围内,经秘书长和理事长或理事长授权专人批准后方可出差。
第十七条  出差人员可凭批准后的《出差申请表》或有权审批人的电子邮件批准,按相关规定预借差旅费用。
第十八条  基金会人员住宿标准为三星或以下、经济型酒店;市内交通及餐费支付应尽可能节俭。
第十九条  差旅遵循原则
1、基金会人员出差由秘书处统一安排预定酒店和机票或其他交通工具,并尽早提前预订以获取优惠的折扣;
2、基金会出差尽可能利用经济便利的公共交通工具,费用据实报销;报销时,须注明事由、起始时间和地点;
3、所有预支的差旅费应在出差返回后5个工作日内结清,前款不清,后款不借;
4、本着节约、合理的原则,在限定的标准内据实报销;
5、入住酒店因公所发生的上网费用可以予以报销。
第二十条  经批准的出差人员返回后,应在一周内填写《费用报销单》,附上完整、合法的发票单据及《差旅报告》并遵循相关程序审批报销。未经事先批准所发生的差旅费用,不得在基金会报销。

第四章 附则

第二十一条  本制度解释权归理事会。
第二十二条  本制度经基金会第一届第二次理事会审议通过后生效。
 
 

 

梅州市东山中学发展基金会印章管理制度

                 

为了规范梅州市东山中学发展基金会(以下简称“基金会”)的印章使用,使基金会印章管理规范化、制度化,更有效的防范因印章使用管理不规范可能引致的风险,根据《基金会管理条例》《梅州市东山中学发展基金会章程》的规定,制定本制度。
第一条  本制度中的“印章”包括:“梅州市东山中学发展基金会公章”(以下简称“公章”)、“梅州市东山中学发展基金会财务专用章”(以下简称“财务专用章”)、“梅州市东山中学发展基金会税务专用章”(以下简称“发票专用章”)、法定代表人“【刘冰】”印章(以下简称“法人私章”)。基金会如需要刻制另外的印章,应由秘书处提交申请,经理事长审批同意后,由理事会秘书处负责根据有关法律规定予以刻制和备案。除此外,基金会以及任何人不得刻制基金会其他任何印章。
第二条  印章的保管
(一)基金会公章和法人私章由理事长保管,理事长可以指定专人专门保管基金会公章和法人私章,但必须办理授权保管手续。
基金会财务专用章和发票专用章由基金会财务负责人保管。
(二)印章保管人外出或休假期间,应在征得秘书长以及理事长的同意下,委托副理事长保管,并必须办理印章交接以及相关委托授权保管手续。印章保管人回来后应及时收回印章。
(三)印章保管人应妥善保管印章,不得丢失或损坏。印章丢失、被盗、被盗用的或其他任何原因遗失的,印章保管人和使用人应立即报告基金会理事长,并报告当地有关部门(如公安、银行等),同时应根据理事会决议登报声明作废。
(四)印章保管人不得违反本制度的规定私自用章或协助他人私自用章。
(五)印章不使用时或印章保管人下班后,须将印章锁于基金会指定的保险柜内,保险柜钥匙由印章保管人掌握。
第三条  印章使用范围
(一)基金会公章用于如下范围:
1.以基金会名义签订的合同、协议;
2.基金会对外出具感谢函、捐赠证书、捐赠证明、捐赠明细、捐赠发票;
3.以基金会名义对外发出的文、函等;
4.基金会出具的介绍信、证明等;
5.基金会有关行政事务合同、财务报告等;
6.其它需要加盖公章的文件。
(二)基金会财务专用章用于基金会的现金、银行收付业务(内部借款、往来结算);基金会对外的现金、银行收付业务(预留银行印鉴、支票、汇票、业务委托书等)以及其他外部涉及财务的业务等。
(三)基金会发票专用章在基金会领购或开具发票时加盖,以证明开出发票的合法有效性。
第四条  印章使用规定
(一)任何情况使用基金会印章,均应在《印章使用登记表》上进行登记并应同时对用印后的文件扫描后发至秘书长和理事长邮箱留档。
(二)《印章使用登记表》应至少包括:用章申请人名称、盖章文件名称、印章类别、份数、受文单位、用印时间、申请人签署、审批人签署等。
(三)申请盖章的文件上有理事长签名的,由用章申请人填写《印章使用登记表》,由印章保管人直接加盖印章;
(四)申请盖章的文件上无基金会理事长签名的,由用章申请人填写《印章使用登记表表》,经理事长同意后方可加盖印章;
(五)如理事长没有在申请盖章的文件上签名且也未在《印章使用登记表》上签名,可以由用章申请人以电子邮件的方式向理事长进行申请并抄送印章保管人,理事长的批复邮件应同时抄送印章保管人并由印章保管人打印附在《印章使用登记表》后,方可加盖印章,并由印章保管人提交给理事长在《印章使用登记表》上补签名手续;
(六)基金会财务应按照财务规则使用“财务专用章”、“发票专用章”,除相应发票及支票的印章依法使用外,其他使用均需填写《印章使用登记表》;
(七)基金会的法人登记证、税务登记证、组织机构代码证等证照复印件需加盖印章的,需填写《印章使用登记表》,并在登记表中以及证照复印件上备注使用用途;
(八)印章保管人应当认真核对有关内容,使用人所填写的内容和拟使用印章的文稿材料不符的,不予用章。
第五条  印章保管人应规范使用印章,做到“齐年盖月”(即印章的左边缘与落款日期的年相齐,月、日盖在印章的下面);盖章时用力要均匀,落印要平衡,印泥(油)要适度,保证印迹端正、清晰。
第六条  基金会印章原则上用印应在基金会办公室进行。如在办公室其他地方用印的,如属于不是理事长保管的印章,则应经理事长批准,由两人(其中一人应为印章保管人)共同携带,且两人应共同封存印章、共同见证用印并在用印完毕后立即共同重新封存印章交回印章保管人保管。
第七条  严禁在空白图表、证件、文纸或任何空白纸张上加盖基金会任何印章。如确因工作需要需在空白函件上加盖公章的,须经基金会理事长批准,并应进行用印登记。
用印申请人持空白函件外出工作返回后,必须及时在《印章使用登记表》上备注使用情况,且该空白函件如已经填写使用,则应将该已经填写使用的函件扫描或复印给印章保管人并在《印章使用登记表》上补充登记,未使用的应立即交回并由印章保管人销毁,销毁时应在《印章使用登记表》中登记和批注说明,并由使用人、印章保管人以及秘书长共同签署确认以备查。
第八条  印章保管情况纳入印章保管人离职时移交工作的一部分,如员工持有基金会印章,须办妥归还印章手续后方可办理离职手续。
第九条  如基金会变更或原印章磨损需更换新印章,应征得理事长同意,并在启用新印章的同时,声明旧印章作废。
第十条  基金会印章停用或作废,应书面告知相关业务往来单位,说明旧章停用原因、停用时间、标明旧章的印模等。
第十一条  停用或作废的印章,要及时送交秘书处封存或销毁,不得私存或销毁;民政部等部门另有规定的,按其规定办理。销毁旧印章,须报基金会理事长批准后,在监事和秘书长监督下销毁并在《印章使用登记表》中予以登记确认备查。
第十二条  基金会员工不得留存盖有已停用或作废印章的空白页(含介绍信等),违者视为严重违反基金会规章制度。
第十三条  印章管理责任不落实、工作措施不到位、用印管理不严格,造成基金会印章遗失、毁损、被冒用、超范围使用或违规使用的或其他非法使用,视为严重违反基金会的规章制度,基金会将从严追究相关人员责任,乃至解除劳动关系以及追究经济责任;涉嫌违法犯罪的,将移送司法机关依法处理。
第十四条  本制度解释权归理事会。
第十五条  本制度自基金会第一届第二次理事会审议通过之日起生效。

 
 
 





 
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